Personvernerklæring henvendelser og brukere

Personvernerklæring henvendelser og brukere

Personopplysninger er enhver opplysning som kan knyttes til en identifiserbar enkeltperson. Her kan du lese om hvordan vi samler inn personopplysninger og hva vi bruker dem til. Vi skal behandle dine personopplysninger på en lovlig og sikker måte. Når vi «behandler personopplysninger», betyr det for eksempel av vi samler inn opplysningene, registrerer dem, setter dem sammen, lagrer dem, sletter dem eller utleverer dem.  

 Denne personvernerklæringen inneholder informasjon om hvordan vi samler inn og behandler personopplysninger om deg hvis du tar kontakt med oss (henvendelser), og hvis du benytter vårt tilbud (bruker). Dine rettigheter er også beskrevet. Alle opplysningene er omfattet av streng taushetsplikt i henhold til krisesenterloven § 5. 

Hvorfor behandler vi personopplysninger om deg? 

1.Henvendelser 

Vi registrerer henvendelser som kommer til oss. Vi vurderer dette som nødvendig for å sikre gode og helhetlige tjenester.   

2.Bruker 

Vi samler inn, behandler og evt. oppbevarer personopplysninger som vi trenger for å gi deg som bruker av vårt tilbud et godt og helhetlig krisesentertilbud, som er individuelt tilrettelagt og samordnet med andre tjenester, jf. krisesenterlovens §§ 1-4. Dette skjer som hovedregel på grunnlag av samtykke fra deg. 

Hvor henter vi opplysninger fra? 

1.Henvendelser 

Vi henter hovedsakelig opplysninger direkte fra deg som tar kontakt. Du kan få informasjon, råd og veiledning selv om du ønsker å være anonym. I andre tilfeller kan vi få opplysninger om deg fra en tredjepart, for eksempel samarbeidsinstanser som politi, barnevern og nav eller din familie/nettverk. 

2.Bruker 

I all hovedsak henter vi opplysninger direkte fra deg som benytter vårt tilbud. Du har rett til å være anonym i kontakt med oss dersom du ønsker det, men for at vi skal kunne sikre forsvarlig drift må ledelsen kjenne til din identitet dersom du benytter botilbudet. I andre tilfeller kan vi få opplysninger om deg fra en tredjepart, for eksempel samarbeidsinstanser som politi, barnevern og nav eller din familie/nettverk. Vi kan hente opplysninger som navn, fødsels- og d-nummer og adresse fra Folkeregisteret, hvis du oppgir for eksempel fødselsnummer. 

Hvilke personopplysninger behandler vi? 

Du velger selv hvilke opplysninger du gir oss i forbindelse med at du er i kontakt med oss. 

1.Henvendelser 

Det kan innebære navn, telefonnummer, e-post og evt. andre personopplysninger som måtte følge av henvendelsen.  

2.Bruker 

Det kan innebære navn, fødselsnummer/D-nummer/DUF-dummer, kjønn, adresse, telefonnummer, e-post, sivilstatus, nærmeste pårørende, barn, språk, arbeidssted/skole/annet dagtilbud, type oppholdstillatelse, saksnummer hos f.eks. politiet eller andre instanser, økonomi f.eks. inntektskilde/gjeld/eie og leie av bolig, kontaktpersoner i instanser, sosiale forhold f.eks. nettverk/familieforhold/voldshistorie/lignende. Vi kan også hente inn informasjon om etnisk opprinnelse, samt helseopplysninger som dokumentasjon på vold eller andre helseopplysninger som er viktig for tilretteleggingen av tilbudet. Dersom det er relevant kan opplysningene vi innhenter inneholde informasjon om religion, seksuell legning/forhold, straffedommer og lovovertredelser. 

Vi deltar i nasjonal statistikkføring for krisesentertilbudet. Statistikken er anonym, og hentes kun inn til statistiske formål. Hvis du ønsker kan du reservere deg mot registrering, og informere oss om dette. 

Hvordan tar vi vare på personopplysningene dine? 

Opplysningene registreres i lukket fagsystem, hvor kun ansatte har tilgang. Vi beskytter opplysningene på ulike måter, som for eksempel gjennom brannmurer, kontroll på hvem som har tilgang til vårt kontor/bygning, tilgangskontroll i systemet og logging av hvem som benytter/er inne på aktuelle personopplysninger. Det er kun de ansatte med behov for informasjonen som skal behandle den, og ansatte skal være bevisste på hvordan personopplysninger behandles.  

Vi benytter fagsystem med tekniske sikkerhetsløsninger som skal sikre at uvedkommende får tilgang til dine opplysninger, at du får tilgang til opplysninger om deg ved behov og at opplysningene ikke kan endres/manipuleres etter at de er registrert. 

Hvem utleverer vi personopplysningene dine til? 

Personopplysningene er som tidligere nevnt underlagt taushetsplikt, og kan ikke utleveres til andre med mindre du enten samtykker til det selv eller lovhjemmel fritar oss fra taushetsplikten. 

I utgangspunktet er det kun deg vi overfører dine opplysninger til dersom du ønsker det. Dersom du samtykker til det, kan vi også innhente og utveksle nødvendige opplysninger med andre som for eksempel advokat, barnevern, NAV, politi og øvrig hjelpeapparat. Opplysningene vi henter inn skal kun brukes til det formålet de er innhentet for som beskrevet over, med mindre vi har lovlig grunnlag til å bruke opplysningene også til andre formål. Dette kan f.eks. innebære at anvendelse av barnevernloven § 6-4 (meldeplikt til barnevernet) og/eller straffelovens § 196 (avvergeplikt) vil være aktuelt.  

Når dine personopplysninger behandles i fagsystem som ligger hos ekstern leverandør, har vi databehandleravtale med leverandøren for å regulere sikkerheten rundt behandlingen, og sikre at personvernet blir ivaretatt i tråd med lov og forskrift. Vi arbeider for at dine opplysninger hovedsakelig skal håndteres innenfor EU/EØS. Skulle noe annet være tilfellet, reguleres dette i databehandleravtalen. 

Hvor lenge oppbevarer vi personopplysningene dine? 

1.Henvendelser 

Vi lagrer de registrerte opplysningene i 5 år, da vi anser at det er rimelig tid til formålet det samles inn for. Hvis du ønsker at opplysningene slettes, kan du be om dette. 

2.Bruker 

Vi lagrer de registrerte opplysningene i den perioden du får oppfølging fra krisesenteret. Dersom du samtykker til det, lagrer vi de registrerte opplysningene i 10 år fra samtykket ble gitt. Hvis du ønsker å slette opplysningene kan du be om det. Dersom du ber om sletting, men samtidig benytter vårt botilbud, vil opplysningene slettes når du ikke lenger benytter botilbudet. 

Hvem er behandlingsansvarlig? 

Behandlingsansvarlig er den som bestemmer formålet med behandlingen av personopplysninger. Det er Romerike Krisesenter IKS ved daglig leder, som er behandlingsansvarlig. 

Kontaktinformasjon: 

Romerike Krisesenter IKS , Postboks 30, 2021 Skedsmokorset 

Telefon: 66 93 23 10, E-post: post@rkrise.no  , Organisasjonsnummer: 997 597 575 

For spørsmål du måtte ha om vår behandling av dine personopplysninger, kan du ta kontakt med oss ved å benytte kontaktinformasjonen beskrevet over.  

Internkontroll 

Vi har rutiner for internkontroll for å sikre korrekt håndtering og sikring av personopplysninger. Personopplysningene behandles i IT-systemer som har strengt krav til informasjonssikkerhet. All tilgang til systemene er tilgangsstyrt og trafikken blir logget. 

Dine rettigheter 

Rett til innsyn 

Når vi behandler opplysninger om deg, har du i hovedsak rett til innsyn i egne personopplysninger. Det betyr at du har rett til å vite hva som behandles, hva opplysningene brukes til og hvor lenge opplysningene lagres. Du kan når som helst be om innsyn i dine personopplysninger. Vi vil svare på henvendelsen din så fort som mulig, og senest innen 30 dager. I de tilfeller hvor kravet er ressurskrevende kan det ta noe lengre tid før du får svar, vi vil i så fall informere deg om dette.  

Vi vil be deg om å bekrefte identiteten din eller oppgi ytterligere informasjon før vi lar deg ta i bruk dine rettigheter ovenfor oss. Dette gjør vi for å være sikre på at du er den du er, og at ingen andre gir seg ut for å være deg. 

Se kontaktinformasjon til behandlingsansvarlig for informasjon om hvordan du kan komme i kontakt med oss. 

Rett til retting 

Oppdager du at vi har feilaktige opplysninger om deg, kan du kreve at vi endrer/retter/korrigerer informasjonen. 

I utgangspunktet skal vi på eget initiativ rette mangelfulle eller feilaktige opplysninger. Men hvis du selv oppdager at noe er feil, ønsker vi at du tar kontakt med oss, slik at vi så raskt som mulig kan rette opp og korrigere informasjonen.  

Til orientering kan ikke ansattes observasjoner/vurderinger rettes og/eller slettes, men kommentarer kan legges til.  

Rett til sletting 

Personopplysninger fra henvendelser sletter vi etter 5 år, med mindre du selv ber om sletting før dette. Opplysninger fra brukere sletter vi når samtykket til oppbevaring har gått ut. Dersom du benytter vårt samtaletilbud og det ikke foreligger samtykke til oppbevaring av opplysninger, registreres ikke opplysninger om deg i egen journal med mindre du benytter botilbudet. Vi sletter som hovedregel opplysningene dersom du ber om det. Hvis du benytter botilbudet slettes opplysningene så snart du flytter dersom du ikke har samtykket til oppbevaring. Ved behov for anvendelse av barnevernloven § 6-4 og straffelovens § 196, vil opplysningene da slettes så snart formålet er oppnådd.  

Rett til begrensning 

Dette innebærer at personopplysningene som samles inn om deg ikke lenger behandles, men fortsatt lagres. Dette vil for eksempel være aktuelt hvis du ikke er i kontakt med oss, men har samtykket til oppbevaring. 

Rett til å protestere  

Du kan protestere på at vi behandler opplysninger om deg, ved å kontakte oss.  

Rett til dataportabilitet  

Du har under enkelte omstendigheter rett til dataportabilitet, men dette er ikke aktuelt hos oss.  

Melde avvik til Datatilsynet 

Hvis du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her, eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, så kan du melde avvik til Datatilsynet. Du kan gjerne også melde ifra direkte til oss, og vi er pliktig å melde bruddet videre til Datatilsynet innen 72 timer jf. personvernforordningen art. 33 nr. 1. 

Du skal også melde fra til oss selv om du er usikker på om hendelsen betegnes som et avvik eller ikke. 

Du finner informasjon om hvordan du kan kontakte Datatilsynet på deres nettside: Datatilsynet

Få utført dine rettigheter gratis 

Når du ber om innsyn, retting, sletting eller tar i bruk andre rettigheter etter personvernreglene, er dette gratis. Forutsatt at dine forespørsler ikke er åpenbart grunnløse eller overdrevne. Hvis vi nekter å etterkomme forespørselen din er det vi som har bevisbyrden for at henvendelsen fra deg er grunnløs eller overdreven.  

Sist endret april 2022 

PC: Hold Ctrl-tasten nede og trykk på + for å forstørre eller - for å forminske.

Mac: Hold Cmd-tasten (Command) nede og trykk på + for å forstørre eller - for å forminske.